ARSIPKAN DATA PENGALAMAN

 ARSIPKAN DATA PENGALAMAN PERUSAHAAN PEKERJAAN JASA KONSTRUKSI

Dokumen kontrak pekerjaan konstruksi yang terkait dengan pengalaman perusahaan sangat penting untuk mencatat rekam jejak, verifikasi, dan memenuhi persyaratan tender atau audit, sekaligus untuk penginputan data pada Sistem Sistem SIMPAN.

Berikut adalah daftar dokumen yang harus diarsipkan secara lengkap:

1. Dokumen Kontrak

• Kontrak

Dokumen resmi yang memuat perjanjian antara penyedia jasa konstruksi (perusahaan) dan pemberi kerja.

• Addendum Kontrak (Jika Ada)

Perubahan atau tambahan terhadap kontrak utama.

• Laporan Kemajuan Pekerjaan (Progress Report)

Dokumentasi perkembangan pekerjaan secara berkala.

• Back Up Data

Dokumen perhitungan volume hasil pekerjaan di lapangan.

• Gambar Kerja (Shop Drawing)

Desain atau gambar teknis yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan.

• As-Built Drawing

Gambar teknis hasil akhir yang sesuai dengan realisasi di lapangan.

 

2. Dokumen Serah Terima

• Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BAST)

Dokumen resmi yang menandai serah terima pekerjaan kepada pemberi kerja.

• Berita Acara Uji Coba (Commissioning Test)

Jika diperlukan untuk menguji kelayakan hasil pekerjaan.

• Sertifikat Penyelesaian Proyek

Dokumen yang menunjukkan pekerjaan telah selesai sesuai kontrak.

 

3. Dokumen Keuangan

• Invoice atau Faktur Tagihan

Dokumen untuk meminta pembayaran atas pekerjaan yang telah diselesaikan.

• Bukti Pembayaran

Bukti transfer, kuitansi, atau cek dari pemberi kerja.

• Rekapitulasi Biaya Proyek

Ringkasan anggaran proyek yang digunakan.

 

4. Dokumen Evaluasi dan Audit

• Hasil Audit Internal atau Eksternal

Jika proyek diaudit untuk keperluan internal atau eksternal.

• Dokumen Klaim atau Penyelesaian Dispute

Jika ada perselisihan selama pelaksanaan proyek.

 

5. Dokumentasi Tambahan

• Foto dan Video Proyek

Dokumentasi visual untuk mendukung rekam jejak pekerjaan.

• Surat Rekomendasi dari Klien

Pernyataan dari klien yang menyebutkan bahwa perusahaan telah melaksanakan pekerjaan dengan baik.

 

Referensi Proyek

Dokumen pendukung yang dapat digunakan untuk tender atau verifikasi kredibilitas perusahaan.

Tips untuk Pengarsipan Dokumen Konstruksi :

1. Susun Berdasarkan Proyek:

Kelompokkan dokumen berdasarkan nama proyek, tahun pelaksanaan, atau jenis pekerjaan.

2. Digitalisasi Dokumen:

Buat salinan digital untuk setiap dokumen, dan simpan dalam format yang terorganisir.

3. Backup Dokumen:

Simpan salinan di lokasi berbeda untuk menghindari risiko kehilangan.

4. Sistem Label yang Jelas:

Gunakan label untuk memudahkan pencarian dokumen tertentu.

5. Patuh pada Regulasi:

Simpan dokumen sesuai dengan jangka waktu yang diwajibkan oleh hukum (misalnya, 5-10 tahun).

 

Artikel Terkait